Vertrag und Mietverhältnis End-to-End
iVertrag und Mietverhältnis End-to-End
Ziel
Ein Vertrag ist erst sauber angelegt, wenn Einheit, Parteien, Laufzeit, Miete, Vorauszahlungen, Dokumente und Status zusammenpassen. Der Workflow verhindert, dass ein Vertrag technisch vorhanden, fachlich aber unvollständig ist.
1. Voraussetzungen prüfen
- Mandant und Objekt stimmen.
- Einheit ist eindeutig und nicht versehentlich doppelt belegt.
- Personen sind mit den richtigen Rollen vorhanden.
- Einzug, Beginn, Ende und Vertragsstatus sind bekannt.
2. Vertrag erfassen
- Einheit und Hauptkontakt auswählen.
- Vertragsbeginn und gegebenenfalls Vertragsende erfassen.
- Nettokaltmiete, Vorauszahlungen, Kaution und Zahlungsrhythmus prüfen.
- Sondervereinbarungen nicht in freie Notizen auslagern, wenn sie für Abrechnung oder Fristen relevant sind.
- Speichern und die Vertragsübersicht erneut öffnen.
3. Dokumente und Nachweise zuordnen
Vertrag, Nachträge, SEPA-Unterlagen und relevante Nachweise dem richtigen Mietverhältnis zuordnen. Vor einer Veröffentlichung Empfänger, Sichtbarkeit, Version und Zeitraum prüfen.
4. Fachliche Gegenprüfung
Kontrolliere mindestens:
- Vertrag gehört zur erwarteten Einheit.
- Hauptkontakt und weitere Parteien sind korrekt.
- Miete und Vorauszahlungen stimmen mit dem Vertrag überein.
- Beginn, Ende und Status passen zum tatsächlichen Mietverhältnis.
- Dokumente sind vorhanden, lesbar und richtig sichtbar.
5. Änderungen und Beendigung
Änderungen als nachvollziehbare Aktualisierung oder Nachtrag dokumentieren. Bei Beendigung zuerst Enddatum, offene Forderungen, Kaution, Dokumente und Folgeaufgaben prüfen. Einen Vertrag nicht einfach löschen, wenn Finanz-, BKA- oder Dokumentreferenzen daran hängen.
Abschlusskriterien
Der Vorgang ist abgeschlossen, wenn Stammdaten, Vertragsdaten, Dokumente und Folgeaufgaben konsistent sind und ein anderer Bearbeiter den aktuellen Stand ohne Rückfrage verstehen kann.