Verträge
iVerträge
Worum geht es?
Verträge verbinden Einheit, Mietpartei, Laufzeit, Miete, Vorauszahlungen und Dokumente. Ein Vertrag kann als Entwurf vorbereitet werden; die fachliche Grundlage bleibt bis zur Prüfung veränderbar.
Vertrag sauber anlegen
- Objekt und Einheit prüfen.
- Mietpartei und Hauptkontakt zuordnen.
- Beginn, Ende und Vertragsstatus setzen.
- Kaltmiete, Betriebs- und Heizkostenvorauszahlung sowie Kaution erfassen.
- Vertrag oder Nachweis als PDF hochladen und verknüpfen.
- Vor Aktivierung eine kurze Plausibilitätskontrolle durchführen.
Entwurf, aktiv und beendet
- Entwurf: Vorbereitung; noch nicht als laufendes Mietverhältnis behandeln.
- Aktiv: Grundlage für Forderungen, Vorauszahlungen und BKA.
- Beendet: Historischer Vertrag; keine neuen laufenden Sollstellungen erzeugen.
Bei einem Mieterwechsel müssen alte und neue Zeitsegmente nachvollziehbar bleiben. Nicht einfach den alten Vertrag überschreiben, wenn dadurch Abrechnungszeitraum oder Zahlungshistorie unklar werden.
Änderungen am laufenden Vertrag
Vor einer Änderung zuerst prüfen, ob sie den Vertrag, eine künftige Sollstellung, eine Vorauszahlung oder eine BKA-Periode betrifft. Änderung mit Wirksamkeitsdatum und Begründung dokumentieren. Bei Mieterwechsel, Index- oder Staffelmiete die fachliche Prüfung vor der Aktivierung abschließen.
Ein fehlendes PDF ist kein Grund, Vertragsdaten zu erfinden. Stammdaten dürfen für die Arbeitsorganisation erfasst werden, müssen aber als ungeprüft erkennbar bleiben, bis der Originalvertrag vorliegt.
Dokumente
ObjektDesk erstellt im aktuellen Pilotumfang keine rechtlich verbindliche Vertragsfassung. Selbst hochgeladene PDF-Verträge sind die führende Unterlage; die Stammdaten dienen der strukturierten Verwaltung und Prüfung.
Abschlusskontrolle
Prüfe vor Aktivierung Einheit, Person, Startdatum, Miete, Vorauszahlung, Kaution und Dokument. Bei Index- oder Staffelmiete ist eine gesonderte fachliche bzw. anwaltliche Prüfung erforderlich.
Sauberer Abschluss
Ein Vertrag ist sauber erfasst, wenn Status, Zeitraum, Einheit, Mietpartei, Beträge und führendes PDF zusammenpassen. Danach die erste Sollstellung oder Vorauszahlung kontrollieren und bei Abweichungen nicht den Vertrag still überschreiben, sondern den Änderungsgrund festhalten.