Dokumente und Fotos
iDokumente und Fotos
Worum geht es?
Dokumente und Fotos bilden den Nachweis für Bestand, Verträge, Vorgänge, BKA und Compliance. Die Ablage ist nur dann hilfreich, wenn Kontext, Version und Sichtbarkeit stimmen.
Upload und Zuordnung
- Dateityp, Name und Inhalt prüfen.
- Objekt, Einheit, Vertrag oder Vorgang zuordnen.
- Kategorie und Zeitraum setzen.
- Vorschau öffnen und Lesbarkeit kontrollieren.
- Version eindeutig benennen.
- Erst danach speichern oder ans Portal geben.
Versionen und Dubletten
Gleiche Anzeigenamen sind kein sicherer Versionsstand. Bei einer neuen Fassung Version, Datum und fachlichen Anlass im Namen oder in der Notiz kenntlich machen. Eine alte Version nur löschen oder archivieren, wenn Aufbewahrung und fachlicher Kontext geklärt sind.
Welche Zuordnung ist richtig?
- Objekt: allgemeine Unterlagen, die für das ganze Objekt gelten.
- Einheit oder Vertrag: Mietvertrag, Übergabe, Nachtrag oder ein Nachweis für eine konkrete Mietpartei.
- Vorgang oder Ticket: Schaden, Anfrage, Frist oder Kommunikation mit eigenem Bearbeitungskontext.
- BKA / Periode: Belege und Abrechnungsunterlagen, die nur zu einem bestimmten Zeitraum gehören.
Wenn mehrere Zuordnungen möglich sind, die fachlich führende Beziehung wählen und den weiteren Kontext in der Notiz festhalten. Keine Kopien mit abweichenden Anzeigenamen anlegen, nur damit ein Dokument in mehreren Listen erscheint.
Vorschau und UTF-8
Bei PDFs und Bildern müssen Inhalt, Umlaute, Eurozeichen und Seitenumbruch geprüft werden. Eine erfolgreiche Vorschau bedeutet nicht automatisch, dass das Dokument fachlich richtig zugeordnet ist.
Bei einer fehlerhaften Vorschau zuerst die Originaldatei herunterladen und lokal öffnen. Danach Dateityp, Dateiname, Größe und Version vergleichen. Eine beschädigte oder falsch kodierte Datei nicht als neue fachliche Version veröffentlichen.
Portal-Freigabe
Dokumente werden nicht automatisch für Mieter sichtbar. Empfänger, Mietverhältnis, Kategorie und Versandstatus vor der Freigabe prüfen. Siehe Portal und Kommunikation.
Abschlusskontrolle
Ein Dokument ist sauber abgelegt, wenn Zuordnung, Zeitraum, Version, Vorschau und Sichtbarkeit eindeutig sind. Bei einer Korrektur die alte Fassung nicht kommentarlos überschreiben, sondern die neue Version nachvollziehbar begründen.