Compliance und Fristen
iCompliance und Fristen
Worum geht es?
Compliance macht Prüfpflichten, Nachweise und Fristen sichtbar. Ein Status zeigt den Bearbeitungsstand, nicht automatisch die rechtliche Erfüllung.
Von der Pflicht zur Erledigung
- Pflicht und Geltungsbereich prüfen.
- Objekt, Einheit oder Vorgang zuordnen.
- Frist und Wiederholung festlegen.
- Nachweis oder Arbeitsnotiz hinterlegen.
- Zuständigkeit und nächste Aktion setzen.
- Nach Prüfung auf erledigt setzen und den Nachweis verknüpfen.
Prüfreihenfolge für die Praxis
- Geltungsbereich: Betrifft die Pflicht das Objekt, eine Einheit, eine Person oder einen konkreten Vorgang?
- Frist: Ist die Frist ein einmaliger Termin, eine Wiederholung oder eine Frist nach einem Ereignis?
- Verantwortung: Wer darf prüfen, wer muss nacharbeiten und wer bestätigt den Abschluss?
- Nachweis: Welche Datei, Messung, Bescheinigung oder Arbeitsnotiz belegt die Erledigung?
- Folgeaktion: Gibt es aus dem Ergebnis ein Ticket, eine neue Frist oder eine Eskalation?
Eine Prüfung ist nicht dadurch erledigt, dass ein Dokument hochgeladen wurde. Dokument, Bezug, Zeitraum und Entscheidung müssen zusammenpassen.
Status richtig lesen
- Offen: Es fehlt eine Aktion oder ein Nachweis.
- Prüfung nötig: Der Sachverhalt wurde erkannt, aber noch nicht fachlich bestätigt.
- Erledigt: Die konkrete Prüfung wurde dokumentiert.
- Überfällig: Die Frist ist überschritten; nicht einfach rückdatieren.
Gute Nachweise
Ein Nachweis sollte eindeutig benennen, worauf er sich bezieht, aus welchem Zeitraum er stammt und wer die Prüfung vorgenommen hat. Bei regionalen oder gesetzlichen Themen gehören Rechtsgrundlage und Ausnahme in die Notiz.
Fristen nicht still erledigen
Bei einer überfälligen Pflicht den tatsächlichen Bearbeitungszeitpunkt dokumentieren. Nicht rückdatieren und nicht nur den Status ändern. Wenn die fachliche Bewertung noch aussteht, bleibt der Fall auf Prüfung nötig und erhält eine zuständige Person sowie einen nächsten Schritt.
Weiterführend
Wichtig
Compliance-Hinweise sind Prüfhilfen und ersetzen keine Rechtsberatung, technische Abnahme oder behördliche Vorgabe. Bei Unsicherheit offen lassen, zuständige Person zuweisen und die Entscheidung dokumentieren.