Bestand / Import

Worum geht es?

Hier geht es um Objekte, Einheiten, Personen und den sauberen Import von Bestandsdaten. Der Fokus liegt auf Struktur, nicht nur auf Eingabe: Ein guter Import hält Objekt, Einheit, Person und spätere Folgeprozesse fachlich zusammen.

Was du vor dem Import klärst

• Welche Datenquelle ist die führende?
• Welche Objekte oder Einheiten sind betroffen?
• Gibt es bereits Stammdaten, die nicht doppelt angelegt werden dürfen?
• Ist der Mandant korrekt?
• Welche Folgeprozesse hängen später an diesen Daten?
• Wer entscheidet bei Dubletten, Lücken oder unklaren Referenzen?
• Gibt es einen Stichtag oder eine Reihenfolge, die fachlich eingehalten werden muss?
• Gibt es Felder, die im Zielsystem Pflicht sind, in der Quelle aber fehlen?

Wann du diesen Artikel zuerst liest

• wenn du einen neuen Bestand vorbereitest
• wenn dir Dubletten oder Pflichtfelder Sorgen machen
• wenn du erst den richtigen Importkontext verstehen willst, bevor du die Datei anfasst

Wenn du den kompletten Ablauf brauchst, lies danach den Bestand / Import End-to-End-Workflow.

Woran du die fachliche Lage erkennst

• Die Quelle ist klar führend.
• Objekt, Einheit und Person passen zusammen.
• Dubletten bleiben sichtbar statt zufällig überschrieben.
• Folgeprozesse können auf den importierten Daten aufbauen.
• Ein späterer Bearbeiter kann die Importentscheidung verstehen.

Typische Arbeitsschritte

1. Quelle und Umfang prüfen
2. Importvorlage wählen
3. Daten validieren
4. Dubletten und Plausibilitäten kontrollieren
5. Import ausführen
6. Ergebnisse nacharbeiten
7. offene Folgefragen in Tickets oder Fachbereichen dokumentieren
8. nach einiger Zeit stichprobenartig prüfen, ob die Folgeprozesse sauber weiterlaufen

Vor dem Import konkret prüfen

• Ist die Datenquelle die führende Quelle?
• Sind Objekt-, Einheiten- und Personendaten vollständig genug für die Zielstruktur?
• Gibt es bereits vorhandene Stammdaten, die nicht überschrieben werden dürfen?
• Ist klar, welche Felder Pflicht sind und welche nur ergänzend sind?
• Müssen Dubletten manuell entschieden werden?
• Gibt es einen Stichtag, ab dem neue Daten gelten sollen?

Typische Import-Entscheidungen

• neue Einheit anlegen: nur wenn sie fachlich noch nicht existiert
• vorhandene Person aktualisieren: nur wenn Identität eindeutig ist
• Dublette zurückstellen: wenn Name allein nicht reicht
• fehlenden Bezug dokumentieren: wenn der Datensatz zwar ankommt, aber noch nicht sauber zuordenbar ist
• abweichende Schreibweisen erst vereinheitlichen, wenn klar ist, dass es dieselbe Sache ist

Häufige Fehlannahmen

• Technisch importiert heißt nicht fachlich fertig.
• Ein Name allein reicht oft nicht, um eine Person eindeutig zuzuordnen.
• Ein guter Import ist nicht nur vollständig, sondern auch wieder nachvollziehbar.
• Wenn Folgeprozesse später haken, liegt die Ursache oft schon im Importkontext.

Was du bei der ersten Sichtung tust

1. Quelle identifizieren
2. Mandant prüfen
3. Objekt-, Einheiten- und Personenbezug grob lesen
4. Pflichtfelder und Dublettenrisiken markieren
5. erst danach importieren

Nach dem Import nicht vergessen

• Stichprobe bei mindestens einem Objekt
• Stichprobe bei mindestens einer Einheit
• Stichprobe bei mindestens einer Person
• prüfen, ob Folgeprozesse wie Tickets, Finanzen oder BKA noch plausibel funktionieren
• bei Unsicherheit den Datensatz lieber markieren als stillschweigend durchwinken
• wenn möglich, einen typischen Folgeschritt direkt an der importierten Struktur testen

Woran du erkennst, dass der Import gelungen ist

• Objekt, Einheit und Person sind fachlich richtig miteinander verknüpft.
• Der Import erzeugt keine unnötigen Dubletten.
• Nach dem Import sind Stichproben bei den wichtigsten Datensätzen sauber.
• Folgeprozesse wie Tickets, Mieten oder Nebenkosten können auf den Daten aufbauen.
• Unklare Fälle sind nicht versteckt, sondern dokumentiert.
• Spätere Nutzer müssen nicht raten, welche Daten führend sind.
• Die Importentscheidung ist später nachvollziehbar, auch wenn jemand anderes nachschauen muss.

Typische Fehlerbilder

• Es wurde die falsche Vorlage verwendet.
• Daten sind technisch übernommen, aber fachlich falsch verknüpft.
• Es gibt Dubletten, weil vorhandene Stammdaten nicht berücksichtigt wurden.
• Folgefehler tauchen erst später in Tickets, Finanzen oder BKA auf.
• Ein Import wirkt auf den ersten Blick erfolgreich, hinterlässt aber fachlich offene Lücken.
• Bestände werden teilweise angepasst, aber die Nacharbeit ist später nicht mehr nachvollziehbar.

Sauberer Abschluss

Ein Import ist erst dann sauber fertig, wenn:

• die fachliche Zuordnung stimmt
• Dubletten und Lücken bewusst behandelt wurden
• mindestens eine sinnvolle Stichprobe geprüft wurde
• Folgeprozesse plausibel weiterlaufen können

Wenn du unsicher bist

Dann arbeite lieber in dieser Reihenfolge:

1. kleinen Testumfang wählen
2. eine Stichprobe importieren
3. Ergebnis fachlich lesen
4. erst dann den Rest übernehmen
5. bei Widersprüchen die Quelle festhalten, statt sofort zu überschreiben

Das ist langsamer, aber deutlich sicherer als ein großer Import mit späterer Korrektur.

Wann du direkt in den Workflow wechselst

• wenn die Quelle schon klar ist
• wenn du die Datei nur noch validieren musst
• wenn Dubletten oder Teilimporte tatsächlich entschieden werden sollen

Weiter im Detail

• Bestand / Import End-to-End

Wichtig

• Mandant, Objekt und Importkontext müssen stimmen.
• Ein Import ist nur der Start, nicht die fachliche Endkontrolle.
• Fehler im Import werden später oft in Tickets, Finanzen oder BKA sichtbar.
• Prüfe vorab, welche Daten in den Stammdaten schon vorhanden sind, damit nichts doppelt angelegt wird.
• Nach dem Import immer mindestens Stichproben bei Objekt, Einheit und Person machen.
• Wenn der Import fachlich heikel ist, lieber in Etappen vorgehen als alles in einem Zug durchziehen.

Weiterführend

• Erste Schritte
• Rolle: Verwalter
• Login / Rechte / Session