Finanzabgleich sicher prüfen

Der Finanzabgleich führt von importierten Bankumsätzen zur geprüften Zuordnung. Die Automatik macht Vorschläge; die Verantwortung für die endgültige Zuordnung bleibt nachvollziehbar beim Anwender.

Empfohlene Reihenfolge

1. Banking prüfen: Konto, Buchungsdatum, Betrag und Auftraggeber kontrollieren.
2. Treffer bewerten: Ziel, Übereinstimmung und Begründung gemeinsam lesen. Ein Name allein ist kein ausreichender Beleg.
3. Betrag vergleichen: Stimmen Zahlung und offene Forderung überein? Bei Teil- oder Überzahlung den Hinweis beachten.
4. Zuordnen oder manuell eingreifen: Sichere Treffer können gebucht werden. Unklare Fälle werden geprüft, verworfen oder manuell einem Mietverhältnis, einer Ausgabe oder Kaution zugeordnet.
5. Ergebnis kontrollieren: Der Fall muss aus der offenen Warteschlange verschwinden und im Finanzfluss nachvollziehbar erscheinen.

Was automatisch gebucht werden darf

Die Autobuchung gilt nur für positive Zahlungseingänge mit einem sicheren Treffer und einem noch offenen Ziel. Schwache Treffer, Ausgaben, unklare Mietvormatches und bereits ausgeglichene Forderungen bleiben in der Prüfung.

Eine kleine Cent-Abweichung kann innerhalb der Toleranz liegen. Eine Teilzahlung wird bis zur offenen Forderung zugeordnet. Eine Überzahlung wird nicht automatisch verteilt, damit der übersteigende Betrag nicht unbemerkt falsch verbucht wird.

Manuelle Zuordnung

Wenn kein passender Treffer vorliegt, öffne Manuell zuweisen. Wähle das richtige Mietverhältnis und ergänze eine kurze Notiz, wenn der Zusammenhang nicht aus dem Verwendungszweck hervorgeht. Bei einer negativen Buchung ist die Ausgabe- oder Korrekturlogik zu verwenden, nicht die Zahlung-zu-Mietverhältnis-Funktion.

Häufige Fälle

• Teilzahlung: Zahlung zuordnen; der offene Rest bleibt als Forderung sichtbar.
• Überzahlung: Nur nach Prüfung zuordnen; den Mehrbetrag separat klären.
• Falscher Vorschlag: Verwerfen und den richtigen Treffer oder eine manuelle Zuordnung wählen.
• Forderung bereits bezahlt: Liste aktualisieren. Nicht erneut buchen.
• Keine Kandidaten: Auftraggeber, Verwendungszweck und Zeitraum prüfen; danach manuell zuweisen oder als Ausgabe erfassen.

Abschlusskontrolle

Nach der Buchung müssen Bankumsatz, Zahlung, Zuordnung und Forderungsstatus zusammenpassen. Bei einer Abweichung nicht den Belegbetrag verändern, nur damit die Summe aufgeht. Stattdessen Ursache und Entscheidung in der Arbeitsnotiz dokumentieren.