BKA-Hinweise richtig einordnen
iBKA-Hinweise richtig einordnen
Wenn der BKA-Hub Hinweise anzeigt, ist nicht jeder Hinweis ein Abbruch. Entscheidend ist die Einstufung:
- Blockiert: Der Rechenlauf ist fachlich nicht belastbar. Erst die Ursache beheben, dann erneut prüfen.
- Zu prüfen: Der Lauf kann vorbereitet werden, aber die Angabe sollte vor dem Erstellen der Abrechnung kontrolliert werden.
- Info: Die Information ist nützlich, verhindert den Lauf aber nicht automatisch.
Blockiert
Typische Blockierungen sind fehlende Kostenpositionen, ein fehlender Verteilungsschlüssel, ein nicht abgeschlossener Lauf oder Zähler ohne Kostenart-Zuordnung. Öffne die betroffene Periode und arbeite die Hinweise von oben nach unten ab. Nach jeder Änderung die Periode aktualisieren und den Prüfschritt erneut öffnen.
Status vor dem nächsten Schritt
| Status | Bedeutung | Was jetzt tun? |
|---|---|---|
| Blockiert | Der Lauf ist fachlich nicht belastbar. | Ursache beheben; keine PDF erstellen oder freigeben. |
| Manuell prüfen | Der Lauf kann vorbereitet werden, braucht aber eine bewusste Entscheidung. | Beleg, Zeitraum, Zuordnung und Sonderfall dokumentieren. |
| Hinweis | Die Information verhindert den Lauf nicht automatisch. | Zur Kenntnis nehmen und nur bei fachlicher Relevanz bearbeiten. |
| Fertig | Eingaben, Prüfung und Dokumentation sind vollständig. | Vorschau prüfen und erst danach freigeben. |
Ein negativer Saldo, eine fehlende Zählerablesung oder ein ungewöhnlicher Betrag ist nicht automatisch eine Blockierung. Umgekehrt darf ein grüner technischer Status nicht als fachliche Freigabe verstanden werden.
Zu prüfen
Zu prüfende Hinweise betreffen zum Beispiel noch nicht gestartete Läufe, ausstehende Abrechnungsstände oder eine bald fällige Frist. Prüfe zuerst den Zeitraum, die einbezogenen Einheiten, die Kostenarten und die Vorauszahlungen. Ein negativer Saldo ist dabei zunächst nur eine Rechenvorschau; er wird erst nach Prüfung der Eingaben fachlich aussagekräftig.
Vorauszahlungen und Saldo
Der Saldo wird aus den aktuell erfassten Kosten und Vorauszahlungen berechnet. Vor dem Lauf müssen insbesondere diese Punkte stimmen:
- Zeitraum und Einheiten gehören zur selben Abrechnung.
- Vorauszahlungen sind dem richtigen Mietverhältnis und Zeitraum zugeordnet.
- Kosten sind vollständig erfasst und einer passenden Kostenart zugeordnet.
- Leerstand, Mieterwechsel und Teilzeiträume sind als eigene Sachverhalte geprüft.
Wenn die Summe nicht exakt passt, ändere die Kosten nicht nur, damit der Saldo plausibel aussieht. Prüfe zunächst Beleg, Zeitraum, Kostenart und Zuordnung. Abweichungen können fachlich richtig sein und müssen nachvollziehbar dokumentiert werden.
Vor dem Lauf
Der sichere Abschluss ist erreicht, wenn keine Blockierung mehr vorhanden ist, alle Hinweise zugeordnet sind und die Vorschau mit den Belegen und Vorauszahlungen übereinstimmt. Danach kann der Lauf erstellt, geprüft und erst anschließend als PDF freigegeben werden.
Alten Lauf korrigieren oder neu starten
Vor dem Zurücksetzen, Archivieren oder Löschen prüfen:
- Ist die Periode noch offen?
- Existieren bereits Statements, PDFs oder andere Referenzen?
- Muss der bestehende Lauf nur fachlich korrigiert oder vollständig neu aufgebaut werden?
- Ist die Entscheidung im Vorgang dokumentiert?
Geschlossene Perioden und bereits versendete oder referenzierte Abrechnungen nicht still entfernen. Bei Unsicherheit den bestehenden Stand sichern und den Fall an Admin oder Support geben.
Sonderfälle
Bei doppelten Kosten, fehlenden Zählern, Leerstand, Mieterwechseln oder gemischten Objekt- und Einheitszählern nicht einfach den Hinweis ausblenden. Den Fall zuerst in der Periode dokumentieren und die betroffene Kostenposition oder Verteilungsgrundlage gezielt korrigieren.